Het eerste jaar van een tuinontwerpbureau in Eindhoven wordt vaak gevuld met een website, een logo en een stapel sfeerbeelden. Tim van Dijk draait die volgorde om in de module Bureau starten. Eerst legt u vast voor wie u werkt, welke opdrachten u weigert, en hoe een projectmap heet. Daarna pas de etalage. Zonder die volgorde wordt elke aanvraag uit Stratum of Meerhoven een uitzondering, en uitzonderingen zijn waar de marge in het eerste jaar verdwijnt.
Schrijf een alinea die een opdrachtgever kan nazeggen. „Stadstuinen tot ongeveer tweehonderd vierkante meter, met bestaande bomen, in Eindhoven en directe omgeving. Geen daktuinen met constructeur, geen wekelijkse onderhoudscontracten.” Die alinea is geen poëzie. Zij is een filter. Hangt zij intern boven uw bureau, dan durft u een aanvraag te verwijzen. Ontbreekt zij, dan zegt u ja uit angst dat de pijplijn leeg blijft.
Regel daarna de vragen die niet romantisch zijn en wel blokkeren: rechtsvorm, btw, en een verzekering die ontwerpadvies dekt als u ook de hovenier coördineert. LeerPunt geeft daar geen fiscaal oordeel over. De les is dat u die vragen stelt vóór de eerste aanbetaling, niet erna. Zet in dezelfde week een projectsjabloon klaar met dezelfde mappen: briefing, tekening, offerte, planning, oplevering, nacalculatie. Een nieuw perceel in Gestel mag geen nieuw systeem worden.
Portfolio beperkt u tot drie projecten met de vraag, de beperking en het beeld na één groeiseizoen. Een tuin die alleen op de opleverdag is gefotografeerd, verbergt of de beplanting het onderhoudsniveau aankan. In Eindhoven, met droge zomers op kleine achterplaatsen, is dat seizoen de eerlijkste pagina van uw site.
Sluit het jaar af met een nacalculatie van minstens drie opdrachten. Niet om uzelf af te straffen, wel om te zien of het uurtarief de offerteschrijftijd dekt. Dat blad hoort bij Calculatie. Wie het overslaat, herhaalt in jaar twee dezelfde prijs met een nieuwe tekening.
Een bureau is open wanneer de alinea, de map en de verzekeringsvraag af zijn. De rest is uitvoering van die afspraak met uzelf. De checklist „bureau openen” op de site volgt dezelfde vijf punten, zodat u niet afhankelijk bent van uw geheugen na een lange avond met een opdrachtgever.
Plan in dat eerste jaar ook een vast moment voor nacalculatie, bijvoorbeeld de eerste maandag na oplevering. Zet de uitkomst in dezelfde projectmap. Wie de cijfers in een losse spreadsheet laat slingeren, vergelijkt volgend seizoen appels met een herinnering. In Eindhoven is het seizoen kort genoeg om die gewoonte meteen te oefenen, nog voordat de agenda vol staat met uitvoeringsdagen.